การทำงานของเครื่องตัดกระดาษค่อนข้างง่ายและความต้องการสำหรับสภาพแวดล้อมไม่สูง แหล่งจ่ายไฟมักใช้ในสำนักงานทั่วไปเพื่อทำงาน เครื่องตัดทั่วไปที่มีระบบสวิทช์อัตโนมัติตราบเท่าที่การป้อนข้อมูลในเครื่องตัดกระดาษเก่าจะหมุนกระดาษโดยอัตโนมัติ บางเครื่องตัดกระดาษยังต้องกดปุ่มเริ่มต้นเครื่องตัดกระดาษจะเปิดสามารถดำเนินการต่อเพื่อตัดกระดาษ เมื่อกระดาษเสร็จสิ้นควรกดปุ่มหยุด / ย้อนกลับเพื่อให้เครื่องตัดกระดาษหยุดหมุน
ก่อนที่กระดาษจะเสียหายให้ตรวจดูว่ามีชิ้นส่วนใดแข็งเช่น pin, staple เป็นต้นบนเอกสารที่เสียหายหรือไม่ หากมีให้ถอดออกแล้วใส่เข้าไปในปากกระดาษมิฉะนั้นเครื่องตัดอาจชำรุด เมื่อใช้เครื่องตัดกระดาษเราควรให้ความสำคัญกับการไม่ให้กระดาษมากเกินไปของผู้ใช้งานในแต่ละครั้งโดยเฉพาะกระดาษที่มีคุณภาพดีกว่า เมื่อใช้มันเราควรให้ความสนใจมากขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงปรากฏการณ์กระดาษแข็ง อย่าพยายามเอียงกระดาษขณะวางลงในกระดาษและวางกระดาษที่แคบตรงกลางของช่องใส่กระดาษให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
สำหรับผลิตภัณฑ์ต้นเมื่อความล้มเหลวของการ์ดเกิดขึ้นเมื่อใช้การ์ดควรกดปุ่มย้อนกลับหรือปุ่มปิดเครื่องเพื่อให้เครื่องสามารถใช้งานได้ต่อไป เครื่องตัดกระดาษส่วนใหญ่มีอุปกรณ์ป้องกันการโอเวอร์โหลด เมื่อมอเตอร์ล้นและร้อนจะหยุดโดยอัตโนมัติ ขณะนี้ควรทิ้ง 20 นาที 30 นาทีเพื่อทำให้เครื่องยนต์เย็นลง ในขณะเดียวกันจำนวนกระดาษที่ป้อนจะลดลงเมื่อใช้อีกครั้ง เครื่องตัดกระดาษขั้นสูงจะหยุดโดยอัตโนมัติและจะคืนกระดาษให้อัตโนมัติเมื่อเกินพิกัดมากเกินไปและสะดวกกว่าในการใช้งาน เมื่อกล่องของเครื่องตัดกระดาษเต็มแล้วเครื่องบางเครื่องจะทำให้เสียงเตือนให้ผู้ใช้ล้างเอกสารในเวลาได้อย่างอัตโนมัติ